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知识管理解决方案

 

一、知识管理

管理学者彼得·杜拉克早在一九六五年即预言:“知识将取代土地、劳动、资本与机器设备,成为最重要的生产因素。”受到上世纪九十年代的资讯化蓬勃发展,知识管理的观念结合网际网络建构入口网站、资料库以及应用电脑软件系统等工具,成为企业累积知识财富,创造更多竞争力的新世纪利器。

美国德尔集团创始人之一卡尔.弗拉保罗提出“知识管理就是运用集体的智慧提高应变和创新能力,是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供的新途径。”

巴锡(Bassi)认为,知识管理是指为了增强组织的绩效而创造、获取和使用知识的过程。巴士(SteveBarth)认为“知识管理是指将智力成本和信息资源回报最大化的策略和结构。知识管理依赖创建、收集、共享、整合和再利用知识的文化和技术过程,其目标是通过提高效率和效益来创造出新的价值。”

ASTD的高级主管布兰和马克(VanBurenMark)认为知识管理是对智力资本及其创造、收集、组织、传播、运用等一系列相关过程进行明确的、系统的管理。

所谓知识管理(Knowledge Managementkm),是在组织中建构一个量化与质化的知识系统,让组织中的资讯与知识,透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程,不断的回馈到知识系统内,形成永不间断的累积个人与组织的知识成为组织智慧的循环,在企业组织中成为管理与应用的智慧资本,有助于企业做出正确的决策,以因应市场的变迁。

 

二、协同管理平台在知识管理中的应用

通俗来讲,知识管理的目标是在合适的时间把合适的知识通过合适的工具传递给合适的人,提高组织的竞争力,促进组织创新,保护组织的知识资产,避免知识随着人才的流失而流失,获取更多的商业利益等等。深层次来讲,知识管理的最终目标是培养企业重视学习流程的工作习惯,辅助企业建立扁平、开放的学习型组织模式,促进企业构建学习机制和文化机制,从而让企业的知识得到沉淀转化为企业运营的强有力武器。

一个组织在诞生和发展的过程中,会形成大量的规章制度、工作经验、工作规范等等,在没有进行KM之前往往存在文档存储杂乱无章、分类混乱、查找难、固化难等等。一些组织尝试用简单的系统或者方法对知识进行探索,往往随着组织规模的扩大,确发现简单无序的单一性功能无法支撑管理需求。那么,应该怎么构建KM体系?88必发网络认为要做好两件事:第一、认知自身;第二、让管理落地。简而言之,就是用对方法选好工具。

 

三、如何实施KM

知识管理作为企业管理的一种管理理念,是需要长期坚持并且努力形成文化的活动。知识管理不是项目管理,不能按照项目管理的组织和运作方式来进行管理。但这并不意味项目管理的思想和方法不能运用在KM实现中,随着项目管理的意义被更多的人所认可,项目管理中的一些思想也已经慢慢演变为普遍适用的管理理念,这些思想和方法也同样适用于知识管理。88必发网络在诸多客户的咨询和实施中,总结出了一整套KM实施的经验:

 

四、ezOFFICE协同管理平台中的KM体系

知识管理要遵循以下三条原则:

1)积累原则:知识积累是实施知识的管理基础。

2)共享原则:知识共享,是指一个组织内部的信息和知识要尽可能公开,使每一个员工都能接触和使用公司的知识和信息。

3)交流原则:知识管理的核心就是要在公司内部建立一个有利于交流的组织结构和文化气氛,使员工之间的交流毫无障碍。

按照上述原则进行知识管理,首先就要明确知识管理涉及组织的所有层面和所有部门,一个组织要进行有效的知识管理,关键在于建立起系统的知识管理组织体系。这一体系所实现的功能主要包括以下几个方面:组织能够清楚地了解它已有什么样的知识和需要什么样的知识;组织知识一定要能够及时传递给那些日常工作中只适合需要它们的人;组织知识一定要使那些需要他们的人能够获取;不断生产新知识,并要使整个组织的人能够获取它们;对可靠的、有生命力的知识的引入进行控制;对组织知识进行定期的检测和合法化;通过企业文化的建立和激励措施使知识管理更容易进行。

组织中知识创造与传播过程划分为四个阶段:

1)社会化(socialization):从隐性知识到隐性知识;

2)外在化(externalization):从隐性知识到显性知识;

3)组合(combination):从显性知识到显性知识;

4)内化(internalization):从显性知识到隐性知识。

88必发认为,一个支撑企业KM的系统必须具备如下内容:

1)知识内容的记录:必须任何类型的数字信息的结合体,可以是文本、图形图像Web页面、业务文档、数据库表单、视频、声音文件等

2)知识的管理:独立的知识管理模块,支持对知识的无限极分类、精确灵敏的查询机制、多种展现方式

3)知识的展示:门户首页、单位首页、个人首页

4)知识的共享:基于权限体系的主动共享;个体之间的自发共享

5)交流中心:知道问答、论坛、组织微博

6)知识的严格管控:发布策略、共享范围、维护控制、正文控制(历史版本、浏览、打印、下载)、附件控制(预览、打印、下载)

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