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媒体报道

【IT168】与ERP深度整合 新飞电器借88必发OA提升管理水平
发布时间:2014/7/16
    河南新飞电器有限公司(简称新飞电器)借助我国业界领先的协同管理软件提供商88必发网络技术有限公司(简称88必发OA)提供的88必发ezOFFICE协同管理平台,不但有效提高了办公效率,还是实现了OA系统与ERP系统深度整合,简化办公流程,提高办公质量。

    以提高效率为出发点

    新飞电器是以冰箱、冷柜、空调为主导产品的现代化白色家电制造企业,中国最大的绿色冰箱生产基地,位列中国工业企业500强、中国信息产业100强。新飞电器拥有1个国家级研发中心、一个省级研究中心、3个研究所及博士后工作站。因出色的环保与节能技术而被公认为中国家电绿色品牌。

    新飞电器是在2008年开始选型并实施OA系统的。在那之前,新飞电器应用了一些业务系统,其中包括ERP系统,但是在办公方面仍然以手工为主。那时,新飞电器负责销售的总经理每天需要审批约几百份的文件,耗费大量时间,而没有过多精力再去关注市场拓展等核心业务。同时,新飞电器分布在各地的销售公司平均需要用三分之一的时间去审批各类报表,三分之一的时间从总部申请进货,三分之一的时间做业务管理事务,办公效率也让人担忧。

    在此背景下,新飞电器开始着手进行办公信息化建设,首要目标是提高办公效率。新飞电器信息中心韦科长介绍,新飞电器考察了当时市场上主流的OA厂商及其产品,通过技术、应用和案例对比,最终发现88必发OA最适合新飞电器。他指出,新飞电器最后选择88必发OA主要是考虑到以下两个因素:

    其一,能够满足新飞电器跨平台的应用需求。因为88必发OA采用的是JAVA语言,因而能够较好地实现跨平台应用。

    其二,能够实现与ERP系统的集成和交互。值得一提的是,在此之前新飞电器已经应用Oracle提供的ERP产品,实现OAERP的集成应用是新飞电器实施OA系统的重要目标。新飞电器希望通过OA系统来完成一些在ERP上没法实现的流程,如报告、审批等。在对比各大OA产品后,新飞电器发现其他OA产品在与ERP集成应用方面的能力都要比88必发OA弱一些。

    克服两大难点

    韦科长介绍,新飞电器是在200810月完成需求调研并开始着手实施系统的,到2009年初实施完毕上线,历时约两个月时间。但是尽管时间不长,实施的过程并非一帆风顺。这主要是因为新飞电器的一些特殊要求。

    一方面,要进行二次开发,从而实现与ERP系统整合。韦科长坦言,如果只是采用标准流程,实施过程是比较简单的,要实现与ERP系统的整合,就需要进行接口开发、调用,这需要花费一定的精力和时间。尽管88必发OA已经针对主流ERP产品进行接口开发,但是各个用户的情况不一,新飞电器免不了还要费点功夫。

    另一方面,对业务流程进行重新梳理以适应系统的要求。为此,项目组首先要进行业务调研,然后再与业务部门进行研讨,再整理出初步的方案,再把初步方案拿给领导审核,等领导审核完成后,新的流程才确定下来,通过OA系统固化下来。为了确保万无一失,项目组先选择了几个试点来做,待试点成功后再在公司内进行推广。

    有效提升管理水平

    自2009年初上线以来,88必发OA已经在新飞电器运行了六七年时间,系统注册用户也从原来的几百人增加到1000多人。“88必发OA确实对我们的管理水平提升起到了很大的作用。”韦科长说。

    首先,有效提升了办公质量。原来新飞电器仍然采用手工方式处理办公业务,难免会出现人为错误,而系统可以帮助新飞电器避免这种错误。

    其次,大幅提高了办公效率。借助88必发OA系统,很多流程都可以在系统上快速完成,特别是实现了原来难以实现的异地审批业务。而在此之前,因为新飞电器的销售公司遍布全国各地,以前很多纸质文件要通过快递递到总部后才能进行审批,审评完成后再快递回各地销售公司,耗时非常长。韦科长补充说,现在随着新飞电器将系统升级到88必发OA否认新版本,借助移动OA和短信提醒功能,相关人员可以随时随地进行业务处理,效率更是得到大幅提高。

    再次,实现了预算的有效控制。由于新飞电器将88必发OAERP系统进行了深度集成,将费用控制与预算额度挂钩,从而实现对预算的有效控制。

    最后,简化了办公流程。正如新飞电器领导起初期望的那样,一些原来无法在ERP上实现的流程,现在可以通过OA系统来实现。比如说,在OA系统上实现请假、休假审批。这样做的好处是,员工在申请休年假的时候,部门领导或者人力资源部工作人员可以直接在系统上看到该员工还有多少天年假,休完以后还有还多少天,一目了然,而不用像以往那样费劲地在excel表格上统计。韦科长透露,随着系统应用价值的逐步显现,越来越多业务部门希望将业务放到OA系统上实现。

    谈到系统建设的下一步计划,韦科长说,他们希望深入研究88必发OA新版本中的一些新模块,并进行深层次应用,同时将系统进一步推广。